Na przykładzie jednego z przedsiębiorstw pokażę, jak zarządzanie należnościami i przedstawione w poprzednim artykule zalecenia dotyczące ograniczania ryzyka opóźnień w płatnościach mogą być wprowadzone w życie.
Duża firma branży meblarskiej powstała 17 lat temu, od 2004 roku przeżywa gwałtowny rozwój. Łączy się z innymi przedsiębiorstwami, obroty wzrastają z kilkudziesięciu milionów do blisko miliarda złotych rocznie. Firma sprzedaje zarówno do dużych odbiorców, których limity kredytowe sięgają kilku milionów zł, jak i do ogromnej ilości małych firm z limitami rzędu 50 - 100 tysięcy złotych. Zarząd firmy wyznaczył sobie cel.
Bezpiecznie sprzedawać
i być świadomym ryzyka związanego z udzielanym kredytem kupieckim. Konsekwencją było szczegółowe opracowanie procedur zarządzania ryzykiem kredytowym i zabezpieczenie płynności przez ubezpieczenie należności.
W firmie istnieje stanowisko dyrektora finansowego. Kilka lat temu stworzono kilkuosobowy dział zarządzania należnościami. Oddzielnym ciałem zarządczym jest komitet kredytowy, który podejmuje decyzje w sprawach finansowania dużych transakcji. Zarząd firmy ma świadomość, że mimo przejęcia ryzyka braku płatności przez ubezpieczyciela ostateczna odpowiedzialność za podjęte decyzje w zakresie sprzedaży, wyboru kontrahentów, kierunków sprzedaży spoczywa na przedsiębiorcy. Nie opiera się on wyłącznie na ocenie ryzyka sporządzonej przez ubezpieczyciela. Decyzje o podpisaniu umowy sprzedaży są wypadkową oceny własnej firmy i oceny ubezpieczyciela. Jeśli obie oceny są zbieżne – kontrakt jest zawierany.
Firma opracowała dokładną
Procedurę zarządzania należnościami
Składają się na nią:
- zasady ustalania warunków płatności i limitu kredytowego w oparciu o:
- ocenę kontrahenta przez ubezpieczyciela,
- dane z wywiadowni
- dane zebrane samodzielnie z rynku oraz
- o własny rating moralności płatniczej kontrahenta.
W ustalaniu ratingu dla nowego kontrahenta biorą udział nie tylko pracownicy działu zarządzania należnościami ale i handlowcy, którzy są włączeni do zarządzania ryzykiem kredytu kupieckiego i odpowiednio w tym kierunku motywowani. Od ogólnej oceny kontrahenta zależy wysokość limitu kredytowego oraz sposób postępowania w przypadku opóźnień w płatności kontrahenci są informowani o tej procedurze, a przyznawanie kredytu kupieckiego jest przedmiotem negocjacji i ma wpływ na cenę towaru
- zasady monitorowania wielkości sprzedaży, wysokości zadłużenia i spływu należności od kontrahentów,
- zasady windykowania należności, terminy wysyłania przypomnień i monitów, wstrzymywania dostaw wobec braku płatności, naliczania karnych odsetek
- zasady zgłaszania wniosków o windykację do ubezpieczyciela zawierające dopasowane do specyfiki firmy szablony dokumentów, listy dokumentów księgowych i handlowych niezbędnych do windykacji i likwidacji szkody
Firma wielokrotnie konsultowała z ubezpieczycielem powyższą procedurę, wymieniała informacje dotyczące kontrahentów, kontaktowała się z ubezpieczycielem w sprawach wątpliwych i budzących niepokój. Tak ścisła współpraca miała wpływ na ocenę ryzyka przez ubezpieczyciela – im lepsze zarządzanie należnościami tym ryzyko mniejsze - ale i na szybkość działań windykacyjnych i wypłatę odszkodowania. Zmniejsza to stres obu stron i zwiększa szansę na pomyślne odzyskiwanie należności od dłużników.
Skuteczne zarządzanie należnościami
miało wpływ na obniżenie ryzyka ubezpieczeniowego i spowodowało zmniejszenie kosztu ubezpieczenia.
Firma potwierdza, że powierzenie ubezpieczycielowi zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem i windykacją należności w istotny sposób przyczyniło się do minimalizacji ryzyka związanego z udzielaniem kredytu kupieckiego i dało możliwość kreowania właściwej polityki wobec odbiorców.
sprawdź, co rozumiem pod pojęciem
Może Ty też myślisz o ubezpieczeniu należności? Pobierz poradnik i podziel się nim z innym przedsiębiorcą.