Ubezpieczenie należności przysługujących Ci od kontrahentów nakłada na Twoją firmę wiele obowiązków, których niedotrzymanie grozi odmową wypłaty odszkodowania.
Jakie są najważniejsze przyczyny odmów wypłaty odszkodowania? Jak uniknąć tej przykrej niespodzianki? Jak zapobiec kwestionowaniu przez ubezpieczyciela Twojego prawa do odszkodowania?
Umowa ubezpieczenia nie zapewnia Ci bezwarunkowej wypłaty odszkodowania. Polisa to nie gwarancja.
Wszystkie obowiązki ubezpieczającego są zapisane w umowie z towarzystwem ubezpieczeniowym - w ogólnych warunkach ubezpieczenia, warunkach szczegółowych (indywidualnych) i w decyzjach limitowych dla każdego kontrahenta. Ale są to trudne dokumenty, napisane językiem prawniczym i nawet finansiści czasem się w nich gubią.
Odmowa wypłaty odszkodowania czy jej zapobieganie?
Zamiast się martwić na zapas, powinniśmy na zapas myśleć i planować
(Winston Churchil)
w skrócie
Żeby uniknąć odmowy wypłaty odszkodowania powinieneś:
- podać rzetelnie dane potrzebne do oceny ryzyka,
- prawidłowo i zgodnie z prawem dokumentować transakcję z odbiorcą,
- wypełnić obowiązki wynikające z umowy ubezpieczenia,
- informować ubezpieczyciela o cesji i faktoringu,
- wobec braku płatności postępować tak, jakbyś nie był ubezpieczony,
- współpracować przy windykacji należności przeterminowanych,
- prawidłowo udokumentować szkodę.
Zwróć uwagę na warunki i obowiązki, których niedotrzymanie jest najczęstszą przyczyną odmowy wypłaty odszkodowania.
Zmiany w prawie ‘2016 nałożyły również na ubezpieczycieli kredytu kupieckiego obowiązek wskazania w warunkach ubezpieczenia jakie są przesłanki wypłat odszkodowania i jakie są ograniczenia lub wyłączenia odpowiedzialności ubezpieczyciela uprawniające do odmowy wypłaty odszkodowania. Przybiera to formę tabeli z podanymi odpowiednimi paragrafami i punktami OWU. Ułatwi Ci to identyfikację groźnych zapisów.
Poniżej omawiam istotne przyczyny odmów wypłaty odszkodowania.
Informacje we wniosku o ubezpieczenie
Wniosek o ubezpieczenia jest pierwszym dokumentem jaki wypełniasz ubiegając się o ubezpieczenie należności. Jesteś pytany w nim o wiele danych dotyczących:
- Twojej firmy,
- Twoich odbiorców
- i historii współpracy z nimi.
Te informacje są niezbędne do oceny ryzyka przez ubezpieczyciela i możesz być pewien, że jeśli powstanie szkoda to sprawdzi on, czy podałeś prawdziwe dane. Przy likwidacji szkody zażąda od Ciebie pokazania historii współpracy z odbiorcą z Twojego systemu księgowego. Analizując ją zwróci szczególną uwagę na przeterminowane należności na dzień złożenia wniosku.
Jeśli historia rachunku dłużnika wykaże, że zataiłeś jakieś istotne informacje, o które byłeś pytany we wniosku, to najprawdopodobniej ubezpieczyciel zakwestionuje ważność limitu w ogóle. Jeśli warunki wejścia limitu w życie nie były dotrzymane uzna, że nie było limitu. Nie było limitu - nie będzie odszkodowania. Nie będzie wtedy miało znaczenia nawet to, że regularnie opłacałeś składkę.
Informacje we wniosku o ustalenie limitu
Analogiczna sytuacja występuje w trakcie trwania umowy ubezpieczenia. Gdy chcesz dołączyć nowego kontrahenta do umowy powinieneś wypełnić odpowiedni wniosek i poinformować o dotychczasowych przeterminowaniach, stanie należności, fakturach bieżących. Podaj prawdziwe i rzetelne informacje.
Warunki decyzji limitowej
Potwierdzeniem przyznania limitu na kontrahenta jest decyzja limitowa ubezpieczyciela. Zawiera ona informacje o Twoim kontrahencie i warunki limitu.
Sprawdź dokładnie, czy dane kontrahenta zgadzają się z informacjami, które Ty o nim posiadasz i z dokumentami, które między sobą wymieniacie. Sprawdź szczególnie, czy na fakturze jako płatnika podajesz właśnie tę firmę, na którą otrzymałeś limit.
Jeśli dane się nie zgadzają - nie masz ochrony. I nic nie pomoże, że we wniosku napisałeś prawidłowo. Firmy mają te same adresy, zbliżone nazwy. Powinny mieć różne numery rejestrowe i ta informacja jest najistotniejsza. Jeśli coś nie zgadza się w danych kontrahenta, skontaktuj się z ubezpieczycielem, może będzie potrzebny jakiś dokument rejestrowy od kontrahenta.
Pamiętaj, że są oszuści, którzy mogą podszyć się pod Twojego kontrahenta. Zwróć uwagę z jakiego maila otrzymałeś zamówienie, dokąd wysyłasz towar. Potwierdzaj informacje na adres podany w kontrakcie lub we wiarygodnej korespondencji. Za towar wysłany do oszusta nie otrzymasz odszkodowania.
Równie istotne jak dane kontrahenta, są warunki obowiązywania limitu - data od kiedy i do kiedy jest ważny. Często limit jest przyznany bezterminowo, ale może też mieć określoną datę końca obowiązywania. Dostawy zrealizowane po dacie ważności limitu nie są ubezpieczone.
Wartość przyznanego limitu nie musi być taka jak wnioskowałeś - ubezpieczyciel mógł go obniżyć np. ze względu na słabszą sytuację finansową kontrahenta. Zwróć na to uwagę. Należności ponad limit są nieubezpieczone.
Decyzja (albo warunki indywidualne) określa również maksymalny dopuszczalny dla danego kontrahenta termin płatności. Ten termin może być liczony od daty wystawienia faktury, od daty wysyłki lub dostawy. Należności o dłuższym terminie płatności nie będa ubezpieczone i z ich tytułu odszkodowanie Ci nie przysługuje.
Decyzja limitowa może określać jakieś inne warunki przyznania limitu. Np. brak przeterminowanych należności na dzień decyzji, albo poręczenie firmy-matki. Należności niespełniające tego warunku są nieubezpieczone.
Ocena własna (kontrahent nienazwany)
Jeśli w umowa dopuszcza ochronę dla kontrahentów, których oceniasz samodzielnie w oparciu o parametry i wymagania ubezpieczyciela, pamiętaj żeby zawsze przed wysyłką sprawdzić, czy warunki są spełnione. Chodzi tu przede wszystkim o brak przeterminowań.
Ważność umowy ubezpieczenia
Umowa ubezpieczenia najczęściej chroni należności powstałe w trakcie jej trwania. Ale są umowy, które chronią SZKODY, które powstały w trakcie jej trwania. Jest to zasadnicza różnica i powód do odmowy wypłaty odszkodowania. Należność powstała w trakcie trwania umowy, ale szkoda pół roku później, kiedy ochrona już wygasła. Pisałam o tym TUTAJ.
Prawidłowo przygotowana umowa sprzedaży
Nawiązując współpracę z kontrahentem zastanów się czy umowa ubezpieczenia nie nakłada na Ciebie specjalnych obowiązków związanych z dokumentowaniem transakcji.
Dokumentacja będzie wymagana na etapie likwidacji szkody. Nikt wcześniej nie zweryfikuje Twojego kontraktu z odbiorcą.
Najistotniejsze jest to, żeby ustalenia między Twoją firmą a firmą kontrahenta były uzgodnione i potwierdzone przez obie strony. Nie musi to być dwustronnie spisany kontrakt czy umowa sprzedaży, chociaż tak byłoby najlepiej. Może to być oferta plus zamówienie, zamówienie plus potwierdzenie zamówienia lub zamówienie plus faktura. Istotne jest, żeby te dokumenty były spójne między sobą. Jeśli klient zamawia czerwone, a Ty wysyłasz zielone to nie jest dobrze.
Ważne też jest, żeby dokumenty były podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy.
Powyższe dotyczy również zmian w warunkach transakcji. Pamiętaj, żeby zmiany w pierwotnych ustaleniach miały swoje odbicie w dokumentach czy chociaż w korespondencji.
W przypadku sprzedaży do kontrahentów z Unii Europejskiej dokumentowanie transakcji wygląda podobnie.
Szczególną uwagę powinieneś zwrócić przy zawieraniu kontraktów z firmami z krajów spoza Unii. Tam przepisy prawa są inne i wymagania mogą być dużo bardziej restrykcyjne. Dotyczy to szczególnie krajów, gdzie występuje ryzyko polityczne np. Rosji, Ukrainy, BIałorusi, Kazachstanu, Iranu, Wietnamu itd. Należności z tych krajów ubezpiecza KUKE SA i częścią umowy są dodatkowe warunki dotyczące właśnie istotnych wymagań dotyczących kontraktów i ich treści. Jest to temat osobnego artykułu na blogu.
Zwróć również uwagę, czy umowa ubezpieczenia chroni należność za towar, który faktycznie sprzedajesz i usługę, którą fakturujesz. Jeśli faktura obejmuje płatne palety, opakowanie, koszty transportu i ubezpieczenie, a umowa ubezpieczenia wyłącznie towar podstawowy to całą resztę masz nieubezpieczoną. Włącz te składniki do ceny produktu (nie pokazuj ich na fakturze) lub wymień je w umowie ubezpieczenia.
Zgłoszenia zrealizowanych obrotów
W wielu umowach ubezpieczenia istnieje obowiązek cyklicznego - np. miesięcznego zgłaszania obrotów zrealizowanych z poszczególnymi kontrahentami. Pamiętaj zarówno o zgłaszaniu wszystkich obrotów zrealizowanych w poprzednim okresie jak i o terminowym wywiązywaniu się z tego obowiązku. Należności niezgłoszone w terminie są nieubezpieczone, a niezgłaszanie części obrotu może skutkować sankcją np. zmniejszeniem odszkodowania (czasem taki warunek pojawia się w polisach).
Zapłata składki
Bez składki nie ma ubezpieczenia, ale sama zapłata składki nie gwarantuje wypłaty odszkodowania. Jeśli zalegasz ze składkami nie otrzymasz odszkodowania do momentu uregulowania zaległości.
Dokumentowanie transakcji
Na etapie likwidacji szkody ubezpieczyciel poprosi Cię o przedstawienie dokumentacji transakcji. Najczęściej wymaganymi przez ubezpieczycieli dokumentami potwierdzającym zrealizowanie transakcji jest:
- faktura,
- dokument przewozowy, poświadczający dostarczenie towaru
- lub, w przypadku usług, protokół odbioru.
Dbaj, żeby dokumenty były spójne między sobą i zgodne z podpisaną umową kupna-sprzedaży. Gromadź dokumenty i korespondencję z kontrahentem, przechowuj je na wypadek konieczności przedstawienia ubezpieczycielowi. Braki lub sprzeczności między dokumentami mogą być przyczyną opóźniania wypłaty odszkodowania, a w najgorszym wypadku odmowy jego wypłaty.
Cesja wierzytelności
Jeśli cedujesz prawo do odszkodowania na bank kredytujący, sprzedajesz wierzytelności faktorowi lub przelewasz prawo do wierzytelności jako zabezpieczenia - pamiętaj o poinformowaniu o tym ubezpieczyciela i o uzyskaniu jego zgody w odpowiedniej formie. W przeciwnym wypadku tracisz ochronę.
Kontrola ryzyka
Ubezpieczyciel oczekuje od Ciebie, że będziesz ostrożny, że będziesz zachowywał się wobec kontrahentów tak jakbyś nie miał ubezpieczenia. Czyli powinieneś być wyczulony na oznaki problemów finansowych kontrahenta. Informuj ubezpieczyciela o zwiększeniu się ryzyka braku zapłaty. Sprawdź w umowie, jaki masz na to czas od uzyskania informacji.
Wyłączenia z ubezpieczenia
W ogólnych warunkach ubezpieczenia znajdziesz cały katalog zdarzeń, podmiotów i należności, które nie są objęte ochroną ubezpieczeniową. Uważaj szczególnie na należności sporne standardowo wyłączone z ochrony. Staraj się zapobiegać sporowi i szybko reagować w chwili gdy taki spór zostanie zgłoszony. Pomoże w tym, wspominana już przeze mnie niejednokrotnie powyżej, spójność między dokumentami i prawidłowość dokumentowania transakcji. Spór wstrzymuje postępowanie windykacyjne i wypłatę odszkodowania. O sporze pisałam TUTAJ.
Postępowanie w przypadku braku płatności
W umowie ubezpieczenia są podane poszczególne kroki, jakie powinieneś podjąć w sytuacji nieotrzymania płatności od odbiorcy.
Warunkiem otrzymania odszkodowania jest zgłoszenie braku płatności należności w określonym w umowie terminie, podając wymagane przez ubezpieczyciela dane. Niedotrzymanie tego terminu zawsze skutkuje odmową wypłaty odszkodowania.
Najczęściej po np 60 dniach od terminu płatności tracisz ochronę dla wszystkich następnych wysyłek. Nawet jeśli ta przeterminowana faktura nie była ubezpieczona (np. przekraczała limit kredytowy). I nawet, jeśli kontrahent zapłaci sześćdziesiątego pierwszego dnia. W takiej sytuacji musisz wystąpić do ubezpieczyciela o ponowne ustalenie limitu (informując go o opóźnieniu). Pamiętaj też, żeby nie wysyłać już towaru do dłużnika, nawet jeśli faktura miałaby być zapłacona przed wysyłką. Przy likwidacji szkody ubezpieczyciel zaliczy przedpłatę na wcześniejsze niezapłacone należności a powstałe po ustaniu ochrony należności zostaną bez ochrony.
Uzgadniaj z ubezpieczycielem postępowanie wobec odbiorcy, który nie zapłacił w terminie, nie zawieraj z dłużnikiem porozumień bez zgody ubezpieczyciela. Postępuj zgodnie z instrukcjami ubezpieczyciela, dostarczaj na żądanie dokumenty, udzielaj wyjaśnień. Im sprawniej będzie przebiegała wasza współpraca tym większe są szanse na odzyskanie długu.
Złóż roszczenie odszkodowawcze po powstaniu szkody i przekaż kompletną i spójną dokumentację.
Jeśli te wszystkie warunki spełniłeś
powinieneś bez problemu uzyskać odszkodowanie.
Jeśli ubezpieczyciel ociąga się z wypłatą (ma na to 30 dni od momentu złożenia kompletnego roszczenia) skontaktuj się ze mną. Podpowiem Ci, czy jest szansa na odzyskanie odszkodowania i jakie kroki należy podjąć wobec ubezpieczyciela.
sprawdź, co rozumiem pod pojęciem
Należność to wartość towaru / usługi wynikająca z faktury. Należność w kredycie kupieckim powstaje po spełnieniu świadczenia przez sprzedającego (dostawie towaru lub zrealizowaniu usługi i potwierdzeniu tego faktu wystawioną fakturą. Oczywiście jeśli w kontrakcie ustalona jest przedpłata jako forma płatności to należność powstaje przed dostawą towaru, ale zawsze wynika ona z faktury (w tym przypadku proforma). Gdy będę omawiać poszczególne produkty ubezpieczeniowe to może się zdarzyć, że definicja należności będzie jeszcze inna - wtedy zwrócę Ci na to uwagę.
Limit kredytowy w odniesieniu do kredytu kupieckiego oznacza maksymalne dopuszczalne saldo należności. Jeśli przedsiębiorca ustala dla swojego kontrahenta limit kredytowy np. 500.000 zł oznacza to, że realizuje dostawy do momentu, aż saldo należności osiągnie kwotę maksymalnie 500.000 zł. Nie powinien wysłać towaru na kwotę, która spowodowałaby przekroczenie tego limitu. Po to, żeby zrealizować kolejną dostawę kontrahent musi spłacić część należności tak, aby saldo odpowiednio obniżyło się. Analogicznie działa limit kredytowy ustalany przez ubezpieczyciela. O limicie kredytowym napisałam w artykule Jaki jest limit wypłaty odszkodowania oraz wspomniałam w artykule Umowa ubezpieczenia należności - strony, elementy, zasady zawarcia.
To ustalony przez strony umowy sprzedaży dzień / data/ określony moment w czasie, kiedy kontrahent powinien zapłacić należność. O terminie płatności pisałam TUTAJ.
Stosuję zamiennie pojęcia kontrahent, dłużnik, czasem płatnik lub kupujący. Jest to ta strona umowy sprzedaży, która zobowiązana jest do zapłaty należności. Najczęściej jest to również odbiorca towaru / usługi. O kontrahencie przeczytasz w artykule Rola kontrahenta w umowie ubezpieczenia oraz w artykule Jakie wypadki obejmuje ryzyko handlowe - definicje, bo właśnie kontrahenta dotyczy ryzyko handlowe. Zobacz też, jakie rekomenduję Sposoby na nierzetelnych płatników.
