Testuję różne narzędzia i chyba znalazłam rozwiązanie problemu.
Już kilka lat, widząc, że temat organizacji pracy jest dla mnie newralgiczny, jestem użytkownikiem NOZBE.
NOZBE - program do zarządzania zadaniami
NOZBE to program do zarządzania projektami, zadaniami, który pomaga w organizacji pracy własnej i zespołu wspólnie pracującego. Początkowo, w okresie próbnym korzystałam z wersji rozszerzonej przez 30 dni. Po tym czasie mogłam zrezygnować z wersji rozszerzonej i przejść na uproszczoną, gdzie można było prowadzić tylko 5 projektów. Zdecydowałam się kupić wersję płatną (za 24 zł miesięcznie), z której korzystamy ja i mój współpracownik współdzieląc zadania i projekty. Z programu korzystałam również w pracy na etacie, kiedy ilość projektów służbowych mnie przysypała i bałam się, że stracę orientację i panowanie nad zadaniami. Znakomicie ułatwiło mi to i uporządkowało pracę.
A więc od któregoś tam Nowego Roku, w ramach postanowień noworocznych, zaczęłam intensywnie i możliwie szeroko używać NOZBE do planowania i realizacji moich zadań, planów i projektów.
Określiłam bieżące projekty
Projektem jest złożone przedsięwzięcie składające się z kilku / wielu zadań szczegółowych. Dla mnie projektem jest np współpraca z firmą X lub marketing strony www.rozumiemOWU.pl lub organizacja urodzin. Każdy projekt ma swój określony kolor, co od razu wizualnie wyróżnia go spośród innych, i etykietę (np firmowe, prywatne), co ułatwia filtrowanie widoku projektów.
Przypisałam szczegółowe zadania
czyli dokładnie co w danym projekcie muszę zrobić, określiłam datę realizacji, czas potrzebny na wykonanie, kategorię (np. komputer, telefon, na mieście, spotkanie itd), co pozwala na filtrowanie i grupowanie zadań. Do wybranych projektów włączyłam współpracownika i wyznaczyłam mu zadania do wykonania i jednocześnie kontroluję jak mu idzie.
Dołączyłam materiały, notatki, maile, linki
Mogę je dodawać nie tylko bezpośrednio dopisując je do zadań w NOZBE, ale także wysyłając mailem na specjalnie utworzony mój adres mailowy. Jeśli odpowiednio zapiszę temat i treść wiadomości to zostanie ona automatycznie przypisana do konkretnego, wskazanego przeze mnie zadania. Jeśli nie wprowadzę takich znaczników to wiadomość wpadnie do Skrzynki spraw i ręcznie przypiszę ją do odpowiedniego projektu / zadania.
Przypisałam priorytet
Do każdego pilnego zadania można przypisać priorytet, wtedy znajdzie się ono w pierwszej widocznej po otwarciu programu zakładce. Tam też pojawiają się zadania przypisane do dzisiejszego dnia.
Uzupełnianie i aktualizowanie projektów w NOZBE zajmuje trochę czasu. Daję sobie 15 - 20 minut codziennie wieczorem na przygotowanie pracy na następny dzień (to też zadanie 🙂 ). Ale w ciągu dnia, kiedy pracuję na komputerze, NOZBE jest cały czas otwarte (ew. ściągnięte do paska), po to żeby pilnować się planu i wyznaczonych zadań. I żeby odznaczać jako zamknięte, te już wykonane.
Mam do NOZBE dostęp również na smartfonie i na iPadzie. NOZBE można zsynchronizować z kalendarzem Google, z dyskiem Google, z Dropboxem, z Evernote i jeszcze paroma programami.
NOZBE to wiele funkcji
których jeszcze nie używam (np. szablony projektów) lub których jeszcze nie rozgryzłam. Autor - Michał Śliwiński (tak! NOZBE to polski program znany doskonale w USA i Japonii, nieco mniej w naszej ojczyźnie, co trzeba zmienić!) udostępnia wiele filmików instruktażowych i artykułów pomocnych w wykorzystaniu możliwości programu.
Mam przekonanie, że warto z tego programu korzystać, do czego namawiam i Ciebie. Powoli zaczynam panować nad zadaniami, a żółte karteczki przydają się coraz rzadziej.
Linki do NOZBE
w tym wpisie to linki afiliacyjne. Każdy klient NOZBE, który używa płatnej wersji automatycznie może korzystać z afiliacji.
Zarejestruj się i skorzystaj z bezpłatnej wersji NOZBE klikając na powyższy przycisk.
Jeśli już zdecydujesz się na wersję rozszerzoną - płatną, otrzymasz rabat, a ja będę miała szansę na otrzymanie za to prowizji (za co już teraz bardzo dziękuję!).
NOZBE to jest naprawdę świetne narzędzie.
I polskie!
