Pierwszą korzyścią z ubezpieczenia należności jest zabezpieczenie przed finansowymi skutkami niewypłacalności i nieprzewidywalnych upadłości kontrahentów. A dokładniej perspektywa otrzymania

Odszkodowania

  które stanowi finansową rekompensatę strat poniesionych przez przedsiębiorcę z powodu nieotrzymania należności od niesolidnego kontrahenta.

  Ale żeby otrzymać odszkodowanie trzeba spełnić warunki umowy i wykonać wszystkie obowiązki z niej wynikające. Ubezpieczyciel będzie skrupulatnie sprawdzał, czy to co jest wpisane w ogólnych warunkach i uszczegółowione w indywidualnych zapisach jest faktycznie zrealizowane przez ubezpieczającego. Wszelkie wątpliwości i nieścisłości w dokumentacji będą dodatkowo wyjaśniane. I, mimo że zgodnie z prawem powinny być rozstrzygane na korzyść ubezpieczającego, mogą zabrać dużo czasu i dodać siwych włosów. Dlatego zwróć baczną uwagę na swoje obowiązki. Tak zaplanuj kalendarz i ustaw procedury, aby nie było kłopotu przy ustalaniu odszkodowania. Bezpłatna ściągawka, którą możesz pobrać TUTAJ pomoże Ci uporządkować i zapanować nad Twoją umową ubezpieczenia.

  Odszkodowanie przysługuje od szkody z tytułu należności bezspornych, czyli jeśli kontrahent z faktury na 100 podnosi zarzut w odniesieniu do towaru na kwotę 10 to 90 nie jest przedmiotem sporu i podlega odszkodowaniu.

  W stosunku do części spornej wypłata odszkodowania będzie odroczona do momentu rozstrzygnięcia sporu przez sąd lub arbitraż lub do momentu uznania długu przez kontrahenta. O sporze pisałam TUTAJ. Pamiętaj więc, że aby zminimalizować ryzyko sporu trzeba dokumentować przebieg transakcji. A ustalenia ustne trzeba potwierdzać najlepiej aneksując umowę sprzedaży (podpisy obu stron!).

  Kwota odszkodowania, którą otrzymasz jest ograniczona przede wszystkim limitem kredytowym, jaki został ustalony przez ubezpieczyciela. Pisałam o tym TUTAJ. Czyli jeśli będziesz pilnował, żeby limit ten nie był przekraczany, a niezapłacona należność nie będzie wyższa niż limit kredytowy to zostanie ona cała objęta ochroną ubezpieczeniową i będzie podstawą do wyliczenia odszkodowania.

  Ale jeśli przekroczyłeś limit i niezapłacona należność przekracza jego wartość, to niestety wysokość odszkodowania nie pokryje tej nadwyżki. Warunki umowy mogą nawet przewidywać, że jeśli nie wystąpiłeś do ubezpieczyciela o podwyższenie limitu w odpowiednim czasie, ten w ogóle odmówi wypłaty odszkodowania.

  Odszkodowanie pokryje 80 do 95% wartości szkody (mieszczącej się w limicie).

  Ale część szkody będziesz musiał pokryć sam. Jest to tzw. udział własny w szkodzie, który wynosi od 5% do 20% wartości straty. Pisałam o nim TUTAJ.

  Ubezpieczyciel wypłaci każdą nawet najmniejszą kwotę wyliczonego odszkodowania, no chyba, że

  w swojej umowie masz zapis o franszyzie integralnej lub innym sposobie ograniczenia z dołu wysokości szkody. Czyli np. jeśli wyliczona strata nie przekroczyła 500 zł to odszkodowanie nie będzie wypłacone. Sprawdź czy nie masz takiego warunku w umowie. Planuję o tym również napisać.

  Ustawowy czas wypłaty odszkodowania to 30 dni od daty szkody,

  ale cały haczyk jest w sposobie wyliczenia daty szkody. Może ona powstać aż 180 dni od daty wysłania towaru. Pisałam o tym TUTAJ.

  Odszkodowanie zapewnia pokrycie dużych, nieprzewidzianych, chociaż niepewnych strat,

  ale ubezpieczenie kosztuje - składka ubezpieczeniowa, koszty oceny ryzyka, koszty windykacji - to wszystko musisz policzyć i ocenić. Koszt ubezpieczenia należy porównać z kosztami innych zabezpieczeń, które musiałyby być ustanowione zamiast ochrony ubezpieczeniowej. Należy wziąć również pod uwagę, że składka za ubezpieczenie jest przewidywalnym, możliwym do zaplanowania kosztem działalności. Czyli stosunkowo małą, ale pewną stratą. O koszcie ubezpieczenia piszę TUTAJ.

Jeśli będziesz świadomy wszystkich powyższych zastrzeżeń i prawidłowo oszacujesz ich konsekwencje to głębszymi,

dodatkowymi korzyściami z uzyskania odszkodowania będzie

  Poprawienie płynności finansowej firmy, bo przecież odszkodowanie "załata dziurę" po niezapłaconej należności, będziesz mógł zapłacić swoje zobowiązania

  Nie będziesz opóźniał zapłaty swoim dostawcom. Nie stracisz reputacji na rynku. Twoi dostawcy wiedząc, że zabezpieczasz swoje należności, będą mieli do Ciebie większe zaufanie. Być może będziesz mógł wynegocjować lepsze warunki płatności.

  Jeśli niezapłacona należność była duża w skali obrotów Twojej firmy, to odszkodowanie może uratować Cię przed upadłością.

  Uzyskasz poprawę sprawozdań finansowych, bo zmniejszą się rezerwy na straty należności.

  Twoja odpowiedzialność za nietrafione decyzje biznesowe będzie znacząco zmniejszona.

Dlaczego jeszcze warto ubezpieczyć należności? Bardzo istotna i doceniana przez przedsiębiorców jest

Ocena i monitorowanie ryzyka kontrahentów

  W oparciu o dane finansowe i informacje z rynku ubezpieczyciel oceni sytuację finansową Twojego kontrahenta. Najlepiej, jeśli ocena jest dokonywana na etapie zawierania transakcji, kiedy jeszcze negocjowane są warunki współpracy między Tobą a Twoim przyszłym odbiorcą. Wtedy jest jeszcze czas na ewentualne zmiany warunków płatności i dostaw, jeśli np. okaże się, że nie jest możliwe przyznanie limitu w takiej wysokości jak wnioskowałeś lub ubezpieczyciel w ogóle odmówi ochrony. Dowiedz się, dlaczego taka jest jego ocena i podejmij decyzję np. o zmianie płatności na przedpłatę. Zażądaj od kontrahenta dodatkowego zabezpieczenia płatności. Zmniejsz wartości dostaw. Skróć termin płatności. Czyli ocena przez profesjonalistę pomoże Ci podjąć decyzje biznesowe dotyczące współpracy z nowymi kontrahentami.

  Problem może pojawić się wtedy, gdy już współpracujesz z kontrahentem, a ubezpieczyciel wystawia negatywną ocenę lub "obcina" lub anuluje wcześniej przyznany limit. To również jest niezwykle cenna dla Ciebie informacja, ale stwarza dodatkowe problemy. Możesz próbować renegocjować warunki umowy sprzedaży, możesz wstrzymać wysyłki i czekać na spłatę zaległości. I to jest prawidłowe, oczekiwane przez ubezpieczyciela działanie. Gorzej, jeśli zdecydujesz się kontynuować współpracę na własne ryzyko.

Sprawdź w umowie, czy nie tracisz w ogóle ubezpieczenia należności tego kontrahenta. Najczęściej tylko należności przekraczające limit nie są objęte ochroną, a w miarę spłat ochrona "przesuwa się" na późniejsze faktury. Upewnij się, jak to jest rozwiązane w Twojej umowie. Zwracaj też uwagę, czy wolno Ci sprzedać towar kontrahentowi na przedpłatę, kiedy wcześniejsze należności nie są zapłacone. Może się bowiem okazać, że ubezpieczyciel zaliczy tę wpłatę na poczet wcześniejszych, przeterminowanych należności. Zostaniesz wtedy bez ochrony zarówno dla tych wcześniejszych (bo przecież już zapłacone) jak i dla tych z przedpłatą (bo należności płatne przed dostawą standardowo są wyłączone z ochrony).

  Możesz mieć pozytywny wpływ na dokonywaną przez ubezpieczyciela ocenę ryzyka. Chociaż to obowiązkiem ubezpieczyciela jest zdobycie wszystkich potrzebnych do oceny danych i sprawozdań finansowych, możesz dostarczyć mu informacji i dokumentów, które przyspieszą i uzupełnią dane zdobyte z innych źródeł. We wniosku o ubezpieczenie możesz dać zgodę ubezpieczycielowi na zwrócenie się do kontrahenta o dane finansowe. Ułatwi to ich zdobycie, jeśli nie są one publikowane w powszechnie dostępnych bazach.

  Pamiętaj, że we wniosku o ubezpieczenie musisz podać również te negatywne informacje świadczące o tym, że Twój kontrahent nie jest rzetelny, że opóźnia płatności. To może, ale nie musi spowodować odmowę ochrony, ale zatajenie tych informacji spowoduje, że również tej ochrony nie masz, a dodatkowo płacisz składkę.

  Ocena ryzyka przez ubezpieczyciela może oznaczać, że ponosisz mniejsze koszty na samodzielną ocenę kontrahentów lub nie musisz zamawiać raportów z wywiadowni,

  ale za ocenę przez ubezpieczyciela też najczęściej musisz zapłacić. Chociaż zapewne mniej, bo raporty finansowe są kupowane hurtowo.

  Zasady oceny ryzyka i warunki w tym zakresie określone w umowie ubezpieczenia wymuszają uporządkowanie procedur i zasad zarządzania należnościami u przedsiębiorcy. Jeśli wprowadzisz u siebie zasady, o których pisałam TUTAJ i TUTAJ to ocena ryzyka przez ubezpieczyciela może być lepsza. Ryzyko nieotrzymania płatności jest już kontrolowane przez Ciebie i prawdopodobieństwo szkody jest mniejsze. Może uda Ci się w takiej sytuacji uzyskać wyższy limit kredytowy lub niższą składkę za ubezpieczenie.

  Pamiętaj, że z umowy ubezpieczenia najczęściej wynika, że twoje postępowanie ma być takie, jakbyś nie miał ubezpieczenia. Nie możesz więc zdać się całkowicie na monitoring przez ubezpieczyciela, bo możesz się narazić na zarzut zaniedbania obowiązków. A w najlepszym razie na "obcięcie" limitów, bo ubezpieczyciel uzna, że nie zarządzasz należnościami i ponosi zbyt duże ryzyko.

Podsumowując tę część:

  Ubezpieczenie pomaga w poznaniu kontrahenta, ocenie jego sytuacji, dopasowaniu treści umowy sprzedaży do jego zwyczajów i możliwości płatniczych. Ułatwia monitorowanie jego finansów i daje spojrzenie  z innej, bardziej obiektywnej strony.

  Ubezpieczyciel pomaga wypracować procedury zarządzania należnościami. Narzuca ramy bezpiecznej współpracy z kontrahentami określając limit zaangażowania i, jeśli to konieczne, sugerując ewentualne dodatkowe zabezpieczenia płatności. Warunki ubezpieczenia wymuszają również prawidłowe dokumentowanie transakcji, co powoduje, że kontrakty są lepiej sformułowane i zabezpieczają prawidłowo Twoje interesy.

  Rzetelna informacja o kontrahencie pozwala na podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych. Może pomóc w zwiększeniu sprzedaży i jej opłacalności. Umożliwia oferowanie korzystnych warunków płatności i sprzedaży. Jest ona szczególnie istotna przy współpracy z kontrahentami zagranicznymi, gdzie dostęp do informacji i danych finansowych może być utrudniony. Ochrona ubezpieczeniowa pozwala na rezygnację z dodatkowych kosztownych zabezpieczeń (gwarancja płatnicza, akredytywa).

Szczególnie dla małych przedsiębiorców niezwykle istotna jest kolejna korzyść z ubezpieczenia.

Windykacja należności

Zwróć uwagę, że ani Ty ani ubezpieczyciel nie chcecie, żeby konieczne było wypłacenie odszkodowania. Najlepiej jeśli odbiorcy płaciliby w terminie. Jeśli już opóźniają płatność, to najlepiej, jakby po monicie jednak zapłacili. A jak niestety nie zapłacą po pierwszym monicie, to dobrze by było, gdyby zapłacili w ogóle i w jakimś sensownym terminie np do pół roku. Albo chociaż część należności.

I Tobie i ubezpieczycielowi zależy, żeby nie dochodziło do szkody. Dlatego tak ważne są Twoje działania w momencie stwierdzenia opóźnień w płatności i współpraca z ubezpieczycielem w odzyskiwaniu należności.

  Ubezpieczyciel windykuje wszystkie należności od danego kontrahenta. Nawet, jeśli część należności nie jest ubezpieczona (np. z powodu przekroczenia limitu kredytowego).

  Ale ubezpieczyciel otrzymując od Ciebie zgłoszenie windykacyjne najpierw sprawdza, czy należności są ubezpieczone. Weryfikuje czy wypełniłeś obowiązki wynikające z umowy w odniesieniu do tych należności. Jeśli w całości nie są ubezpieczone - najczęściej odmawia podjęcia jakichkolwiek działań, a przynajmniej odmawia windykacji bezpłatnej. Jeśli zawarłeś odrębną umowę na windykację należności z firmą powiązaną z ubezpieczycielem sprawdź jak to jest rozstrzygnięte w tej umowie. Problem pojawi się również wtedy, gdy należności będą sporne - wtedy działania windykacyjne nie są podejmowane lub ich zakres jest minimalny.

  Ubezpieczyciel jest wyspecjalizowanym podmiotem i ma wiedzę jak windykować należności. Robi to odpowiednio do sytuacji i skutecznie. Współpracuje stale z agencjami windykacyjnymi i podejmuje działania adekwatne do rozwoju sytuacji.  Zapewnia profesjonalną obsługę prawną przy dochodzeniu należności również na rynkach zagranicznych.

  Często rutynowe działania windykacyjne są rozciągnięte w czasie. I to co przez Ciebie może być uznane za zaniedbanie i opieszałość faktycznie jest standardowym czasem określonym w procedurach windykacyjnych lub sądowych.

  Nie musisz angażować się w często emocjonalne dyskusje z dłużnikiem. Masz szansę na utrzymanie dobrych relacji biznesowych na wypadek, gdyby jego trudności były przejściowe i współpraca mogła być kontynuowana. Często sama informacja, że należność jest ubezpieczona powoduje, że dłużnik mobilizuje się do zapłaty. Stojąca za Tobą duża instytucja finansowa skutecznie działa na motywację niesolidnych płatników. Prowadzenie windykacji przez ubezpieczyciela pozwala również zaoszczędzić na ograniczeniu zaangażowania firmy w czynności windykacyjne.

  Ale nie masz samodzielności w postępowaniu z dłużnikiem. Nie możesz zawierać ugód, umarzać części należności i ustalać harmonogramu spłat bez porozumienia i zgody ubezpieczyciela.

  Współpraca z ubezpieczycielem pomaga wypracować zasady monitorowania płatności w firmie, szybkiego reagowania na opóźnienia i naliczania odsetek za zwłokę, jeśli to możliwe. Ułatwia podział kontrahentów na segmenty i stosowanie różnych metod w zależności od segmentu. Motywuje do współpracy działów sprzedaży, marketingu i finansów w celu stałej kontroli dokumentacji i zapobiegania błędów i pomyłek.

  Jeżeli takich procedur nie wypracujesz, czas odzyskiwania należności może się wydłużyć, a ubezpieczyciel ciągle będzie od Ciebie żądał kolejnych dokumentów, żeby wyjaśnić wątpliwości i niejasności.

Często powodem zawierania umowy ubezpieczenia jest  możliwość cesji praw do odszkodowania jako

Zabezpieczenie finansowania

Warunkiem uzyskania finansowania w postaci kredytu lub faktoringu jest przedstawienie zabezpieczeń. (O specyfice zabezpieczenia faktoringu pisałam TUTAJ). Jednym z nich może być cesja praw do odszkodowania z umowy ubezpieczenia. Mając dobrą polisę (duży obrót, rzetelni kontrahenci, dobre warunki wypłaty odszkodowania) masz szansę na wynegocjowanie lepszych warunków finansowania kredytem bankowym, ale i kupieckim. Czasem posiadanie takiej polisy jest warunkiem złożenia wniosku o finansowanie.

  Cesja jest standardowo i bez problemów wystawiana przez ubezpieczyciela. Pamiętaj, że każdy ubezpieczyciel warunkuje cesję uzyskaniem jego zgody.

  Niestety nie jest to silne zabezpieczenie, szczególnie jeśli chodzi o kredyt. Najczęściej jest traktowane jako drugie lub trzecie w kolejności zabezpieczenie finansowania. Natomiast przy faktoringu jest absolutnym standardem, że faktor uzyskuje prawo do odszkodowania z należności, którą wykupił.

Podsumowanie korzyści z ubezpieczenia

Ubezpieczenie należności stanowi ochronę przed skutkami wykorzystywania kredytu kupieckiego jako darmowego finansowania się kontrahentów Twoim kosztem. Zapewnia płynność i pokrycie ewentualnych strat będących konsekwencją braku płatności. W dużej części wyręczy Cię w ocenie ryzyka kontrahentów i windykacji należności. Pośrednio natomiast, ułatwi zarządzanie, wzrost wartości firmy,  harmonijny rozwój.

Pytanie, czy te cele można osiągnąć innymi metodami np. korzystając z wywiadowni handlowych, faktoringu czy firm windykacyjnych, pozostawiam Ci do samodzielnej oceny.